"Cara Membuat Surat Massal"

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatu

 Halo para sekertaris dan calon sekertaris di organisasinya masing-masing kalian mungkin pernah kelelahan membuat surat yang begitu banyak untuk kelancaran dan kesuksesan kegiatan kalian.

 Nah…. Untuk menghemat waktu dan tenaga kalian dengan hasil pekerjaan maksimal, ayo!!!!! Baca dan praktekkan tentang cara membuat Surat Massal dengan cepat dan tepat. Untuk memudahkan kalian dalam melakukan praktek pembuatan surat massal maka perlu membuat data base terlebih dahulu serta menyatukan dalam satu folder antara file surat dan file data base seperti pada gambar dibawah ini.


Pertama tama buka Microsoft excel untuk membuat data base bahwa siapa saja yang akan ditujukan surat tersebut dan alamat yang ditujukan serta buka Microsoft word untuk pembuatan surat. lebih jelasknya silahkan lihahat contoh pada gambar dibawah

 

Pada gambar di atas adalah contoh data base dan surat undangan yang akan dijadikakan bahan pembejaran pada cara membuat surat massal tersebut.

Kemudian langkah pertama karna saya sudah punya surat dan data basenya seperti diatas maka langsung saja masuk di microsoft word pada file surat tersebut, lalu klik pada menu mailling di atas, lalu akan muncul pilihan, cari dan klik select recipients, lalu akan muncul lagi piihan cari dan klik use an existing list. Untuk lebih jelasnya lihat pada gambar di bwah ini.

Setelah meng-klik use an existing list. akan muncul dialog untuk melakukan pencarian file data base nama-nama yang akan ditujukan pada surat tersebut, setelah mendapatkan file data base tersebut klik file tersebut dan klik open seperti gambar dibawah ini.

langkah selanjutkan akan muncul dialog select table lalu klik ok seperti gambar dibawah ini

Setelah itu klik ok maka data base tersebut sudah ada dalam surat tersebut, tinggal meletakkan kursor yang terdapat nama pada surat tersebut, klik insert marge field lalu klik nama otomatis akan muncul nama yang ditujukan pada bagian surat. Seperti pada gambar dibawah ini.

Setelah nama selesai, melangkah ke alamat yang di tujukan, nah untuk langkahnya sama dengan yang di atas letakkan kursor pada tempat alamat yamg kosong lalu klik insert marge field lalu klik alamat secara otomatis alamat dari data base tersebut akan muncul pada bagian alamat yang telah di letakkan pada kursor tersebut. Setelah selesai maka nama-nama yang ada di data base tersebut bias kita lihat dengan cara preview results seperti pada gamba di bawah

 

Setelah itu fhinish langkah terakhir yang perlu diperhatikan adalah print out, untuk langkah ini ketika kita ingin prin sekaligus silahkan klik fhinish & marge lalu pilih print documents seperti langkah dibawah ini

terima kasih atas kunjungan dan membaca artikel pada blog ini, 

selamat mencoba